Mali Sistemin Zamana Karşı Sürdürülebilirliği ve Mali Temel Veri Kodlarında Kekemelik!

 

Mali Sistemin Zamana Karşı Sürdürülebilirliği ve Mali Temel Veri Kodlarında Kekemelik!

 

Stok kodlarınız, (Hammadde- Ambalaj -Yardımcı malzeme- Yarı mamul ve Mamul) Cari hesap (Satıcı- Müşteri) ve Sabit kıymet kodlarınız birkaç takvim yılından sonra kekeme olması.

 

Türkiye’de 01 Ocak1994 itibariyle yürürlüğe giren Tek Düzen Hesap Planı bilanço ve mizan hesaplarına standart getirmiş; bu uygulama Vergi usul kanunu (VUK) ile yasal zorunluluk haline gelmiştir. Ancak bu standartlar ana hesap gruplarını kapsarken, emtia takip kodları, demirbaş kodları ve muavin hesapların yapılandırılması tamamen firmaların inisiyatifine bırakılmıştır.

Oluşturulan kodlar mizan hesapları ile ilişkilendirilmektedir. Firmaların oluşturduğu numerik ve alfanümerik konuşan kodlar birkaç takvim yıl sonra kekeme kodlara dönüşebilmektedir.  

 

Stok Kodları neden kekeler:

1- İşlerin artmasından: yeni ürün grupları gelmesi ve mevcut yapının bunu uygun olmaması. İlgili     personelin inisiyatif kullanarak geçici çözümlerle ve eklentiler yapması.

2- Miras kalan hatalar: 

Yeni personelin alınması, iş devrinin usulüne uygun yapılmaması. Geçmişin bugüne aktarılmaması.   Eski yapıyı yok saymak.

3- Operasyonel Yama:

Yeni ürün grubu mevcut hiyerarşiye sığmadığında, kodun sonuna yapılan ekler.

 

Kekemelikten Kurtulma Stratejileri:

1- Veri Yönetimi: Kart açma talimatı oluşturulması, Kod formu kullanılması ve bir onay sürecinin devreye alınması.

2- Yıl Kapanış ve açılışlarında kod Check-Up’ı yapılması: Kodlarda bir revizyon sürecinin işletilmesi.

3- İşletmenin yazılı kodlama politikasının olması:

     İşletmeye özgü ihtiyaçlara yönelik bir kod politikasının oluşturulması.

4- ERP Entegrasyonu: Stok ve muavin hesapların mizan detayında değil, ERP sisteminde takibinin yapılması. Firma mizanlarının 5 veya 10 sayfa ile sınırlı olması gerekirken, 100’lerce sayfa mizanlar oluşmaktadır. Mizan kontrolünde hata riski artmaktadır. Bunun doğal sonucu Bilançolar gerçeği yansıtmamaktadır.

 

Sonuç:

1-     Mali sistemin temel yapı taşları kodlardır. Mali raporların sürdürülebilir ve yıllar arası tutarlığın sağlanmasında hayati öneme sahiptir.

2-     Kod karmaşası sonucu: Dönem içi kod kaymaları, dönem sonu sayım hataları sonucu firmalar görünmez zaman ve parasal kayıplara uğramaktadır.

3-     Sizin işletmenizde kodlarınız hala konuşuyor mu, yoksa kekelemeye mi başladı?